Consulta huésped:
1- Inicio consulta: en forma individual, puede ser por tres medios: personal, telefónico o web.
Se definirá algún tipo de filtro en el área de recepción a los efectos de que solo pase al sector Reservas un potencial cliente.
Ejemplo: la recepcionista completa planilla con datos básicos.
2- Verificación clientes: se verificarán datos para ver si es cliente o no. Si no lo es se registrarán una serie de datos básicos de potencial cliente que quedarán almacenados.
3- Cliente confirmado: si es cliente se recuperarán los datos completos del mismo, ya registrados en su momento.
4- Búsqueda de información: a partir del requerimiento de consulta, el Ejecutivo de Reservas localizará toda la información que corresponda. ( respecto al hotel en general, la disponibilidad, a las tarifas, etc...).
5- Respuesta a la consulta: con los datos del solicitante, del requerimiento y con la información recopilada, se preparará la respuesta a la consulta. La misma responderá a un formato estándar y quedará registrada y almacenada con independencia de si el solicitante efectúa o no la reserva.
6- Entrega de respuesta: en función del medio empleado por el solicitante para efectuar su consulta ( telefono, web, etc...) se entregará o enviará la respuesta correspondiente.
7- Verificar interés: se comprobará el grado de interés del solicitante a la información recibida y a sus intenciones de continuar con la operación.
8- Sin interés: se dará por finalizado el ciclo, registrando el resultado como negativo.
9- Con interés: en caso positivo.
10- Efectúe la reserva: se registrarán los datos para poder realizar el seguimiento en el formulario correspondiente. Estos datos quedarán almacenados.
11- Se realizará el seguimiento hasta que el cliente concrete la reserva o desista de la misma.
12- Hace Reserva? Sí! Se completarán los datos de confirmación de reserva en el formulario preparado a tal efecto.
13- Prepara Reserva: una Agencia informa que tiene los datos necesarios para efectuar la reserva, en ese caso se completarán los datos de confirmación de reserva en el formulario preparado a tal efecto. Envía / Recibe confirmación: Al confirmar la reserva, automáticamente se dispara un mail de confirmación interno ( se envía a Operaciones y Departamento de Reservas del hotel ).
En el caso de ser una reserva de un operador o agencia de viajes, y si se copió el mail de la agencia, tambien se dispara un mail de confirmación para ésta.
Si es un huésped particular, se envía un mail de confirmación formal.
14- Una vez enviada la confirmación de reserva se consulta si es extranjero-individuo?
En caso negativo se procederá con los seguimientos correspondientes de la reserva de acuerdo a la política de prepago.
15- Si el huésped es extranjero-individuo, entonces se le envía para que complete un Credencial Card Form ( CCF-TC ) para garantizar la reserva. Cuando retorna el formulario con los datos, se los revisa y controla.
16- Completa y envía el CCF-TC: con los datos necesarios.
17- Entra el proceso al circuito de ventas para su seguimiento.
18- Los datos del repositorio de clientes enriquecen los datos del repositorio de seguimiento y de reservas.
19- Los datos de la reserva son los que dan la pauta para realizar el seguimiento por fecha de una reserva.
20- Desde el sector de Ventas se enviará una solicitud a Reservas para su seguimiento.
Espero haberles transmitido con claridad como funciona un circuito de reservas, ante cualquier inquietud estoy para servirles.
Saludos
Marcela De leo
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